Wir müssen aufgrund unterschiedlichster Rechtsgrundlagen personenbezogene Daten unterschiedlich lang aufbewahren. Hier geben wir einen Überblick über die Fristen.
1. Nach § 10 Abs. 3 der Berufsordnung für die Ärztinnen und Ärzte in Hessen (BO) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Patientenunterlagen 10 Jahre, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht. Sie beginnt mit Abschluss der Behandlung des Patienten. Die in der Berufsordnung geregelte Frist ist eine Mindestfrist.
2. Nach § 630f Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hat der Arzt die Patientenakte für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen.
3. Nach § 14 Abs. 3 Transfusionsgesetz (TFG) vom 28. August 2007 müssen Aufzeichnungen über die Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellter Plasmaproteine mindestens 15 Jahre aufgehoben werden.
Angewendete Blutprodukte und Plasmaproteine sind mit den folgenden Angaben zu dokumentieren: Patientenidentifikationsnummer oder entsprechende eindeutige Angaben zu der zu behandelnden Person, wie Name, Vorname, Geburtsdatum und Adresse; Chargenbezeichnung; Pharmazentralnummer oder Bezeichnung des Präparates, Name oder Firma des pharmazeutischen Unternehmers, Menge und Stärke; Datum und Uhrzeit der Anwendung. Diese Daten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden. Werden die Aufzeichnungen länger als dreißig Jahre aufbewahrt, sind sie zu anonymisieren.
4. Weitere Aufbewahrungsfristen sind in den Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten enthalten. Danach ist der Durchgangarzt verpflichtet:
• alle Unterlagen über das Durchgangsarztverfahren einschließlich der Röntgenbilder mindestens 15 Jahre aufzubewahren.
• Ärztliche Unterlagen über Schwer-Unfallverletzte im Rahmen des berufsgenossenschaftlichen Verletzungsartenverfahren mindestens 15 Jahren aufzubewahren.
5. Nach § 13 Abs. 3 der Verordnung über das Verschreiben, die Abgabe und den Nachweis des Verbleibs von Betäubungsmitteln (BtMVV) sind Karteikarten, Betäubungsmittelbücher und EDV-Ausdrucke zur Verordnung von Betäubungsmitteln 3 Jahre von der letzen Eintragung an gerechnet, aufzubewahren.
6. Einzelne vertragsärztliche Formulare, z.B. Durchschriften von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, fallen nicht unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Einzelfragen steht Ihnen die Kassenärztliche
Vereinigung Hessen zur Verfügung.
7. Wenn es während der Behandlung zu einem schadensführenden Ereignis kommt, für das der Arzt haftbar gemacht werden könnte, empfiehlt es sich, die Patientenunterlagen für einen erheblich längeren Zeitraum aufzubewahren. In diesem Fall sollten die Unterlagen bis zum Ende der zivilrechtlichen Verjährungsfristen von 30 Jahren (§ 199 Abs. 2 BGB) aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere im Bereich der Geburtshilfe und der kinderärztlichen Behandlung.
Für Fragen zu den Aufbewahrungsfristen stehen wir gern zur Verfügung.